Protegemos documentación, la catalogamos, la organizamos y se puede acceder a ella en cualquier momento, sin riesgo de extravío y a velocidades increíbles con la garantía de nuestro certificado ISO 9001:2008 y ISO 27001.

La gestión y custodia de archivos externos es un servicio que ofrece la posibilidad del mantenimiento y gestión de sus archivos en las instalaciones de Servicios Informáticos Mecanizados bajo una metodología de trabajo que se orienta a:

• Racionalización de contenidos documentales.

• Facilita el crecimiento controlado de archivo.
• Racionaliza y controla los expurgos de documentación.
• Libera superficies destinadas al archivo

• Eficacia en la obtención de la información solicitada al archivo

• Seguridad en la exactitud de los contenidos de archivo.
• Rapidez de respuesta a las consultas realizadas.

• Seguridad y confidencialidad de la documentación.

• Sistemas de vigilancia anti intrusión.
• Sistemas de vigilancia anti incendio
• Sistemas de extinción de incendios.

• Reducción de costes destinadas al archivo de documentos.

• Elimina costes fijos transformando estos en variables.
• Permite conocer costes reales y su asignación a centros de coste.

Procesos para la custodia de documentación

• Recogida de la documentación.
• Elaboración de calendarios de recibo y entrega de material, donde el cliente y SIM-Madrid establecen fechas concretas para los traspasos de archivos.
• Inventario : Se catalogan mediante códigos de barras cada uno de los documentos o elementos ingresados con el orden correspondiente.
• Grabación: Almacenamiento de la documentación en medios ópticos y digitales.( Opcional)
• Catalogación del palet para la ubicación física en las instalaciones de SIM-Madrid.

Si tu empresa extravía documentación o sufre un siniestro ¿Has pensado en lo que pasaría después? . Si necesita confidencialidad, el desorden le quita demasiado tiempo o solamente necesita espacio, ¿ cómo lo soluciona?. Según estudios de organismos especializados cada vez que una empresa sufre una perdida de documentación a gran escala por algún siniestro tiene consecuencia altísimas en costes de dinero, incluso muchas de ellas se ven obligados a cesar su actividad de forma temporal o definitiva.

Tu empresa necesita seguridad para transmitir esa misma sensación a los clientes finales, ellos deben tener claro que su empresa es la mejor solución para sus problemas y la que le brinda la mayor garantía.

En SIM S.L, contamos con modernas tecnologías para la gestión documental que permiten controlar, el ingreso, salidas y expurgo de forma muy veloz, segura y automática. Nuestro aval es más de 5 años de experiencia en la custodia de la documentación de la Agencia Tributaria de Madrid.

Poseemos recursos suficientes para gestionar la custodia documental en nuestras instalaciones:

• Personal altamente cualificado en gestión documental, de manera que el cliente pueda acceder a cualquier documentación en un breve período de tiempo. Los expertos de nuestra empresa trabajan constantemente en el desarrollo de la gestión y en la capacitación sobre nuevas tecnologías con el objetivo de reducir cada vez más el tiempo de recepción de documentos solicitados por el cliente y así optimizar un servicio seguro y ágil.
• Ágil sistema de recogida de material con medios propios en zonas aledañas a Madrid y Toledo o paquetería urgente para el resto de provincias españolas.
• Tecnología avanzada para garantizar resultados inmediatos y asegurar una correcta catalogación de los documentos, verificación en la integridad de los datos, y sistema de consultas muy veloz.
• Seguridad Máxima del establecimiento con los sistemas más avanzados en detección, control y extinción de incendios, con depósitos de agua propios de 90.000 litros, central de incendios conectada 24 H, sistema de rociadores automáticos en caso de alarma, detectores de presencia, sensores de apertura, de humo, avisadores de fallo de energía conectados a telefonía móvil y vigilantes de seguridad las 24 hs.